ICQ VINDT
EN VERBINDT
ICQ MOBILISEERT
DESKUNDIGHEID
ALLEEN GA JE SNELLER
SAMEN KOM JE VERDER

Voor het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat zijn wij op zoek naar een Proces Coördinator Project Validatie MMP.

Omschrijving opdracht:
In 2019 hebben 330 bedrijven een monitoringsmethodologieplan (MMP) ingeleverd bij de NEa tijdens hun aanvraag voor gratis emissierechten, als onderdeel van een nieuwe (4de) handelsfase van het EU ETS. Tijdens dit project zijn de historische gegevens in dit MMP getoetst op plausibiliteit. Het MMP moet hiernaast ook methodieken beschrijven voor de toekomstige monitoring van gegevens. In 2020 zullen bedrijven gevraagd worden hun MMP bij te werken en zal dit getoetst worden. In 2021 moeten alle bedrijven wettelijk beschikken over een goedgekeurd MMP.
Er komt daarmee veel werk op de NEa af, dat in een betrekkelijk korte periode plaats moet vinden. Door proportioneel toetsen, een flexibele planning en duidelijke werkprocessen zal geprobeerd worden zo efficiënt mogelijk met de capaciteit en doorlooptijd om te gaan. Tijdens het toetsen in 2019 bleek het door de werkdruk lastig om goed overzicht te bewaren en strak te sturen op capaciteit. Dit heeft ertoe geleid dat er voor sommige dossiers meer tijd is besteed dan beschikbaar was. Tegelijkertijd ervaart de projectleider ook te weinig tijd te hebben voor inhoudelijke taken. Dit leidt tot de inkoopbehoefte van een proces coördinator.

Omschrijving functie:
De procescoördinator zal nauw samenwerken met de projectleider en procesmatige taken overnemen die op dit moment bij de projectleider belegd zijn. Dit betekent dat hij/zij dagelijkse administratieve werkzaamheden overziet en zich bekommert over de interne en externe procesafspraken, de planning en beschikbare capaciteit. Dit betekent dat de projectleider alle inhoudelijke aansturing van het project op zich neemt, het contact met de opdrachtgever verzorgt en eventuele knelpunten oplost. Ook zal de projectleider het primaire aansturingspunt zijn van de proces coördinator.
Dit leidt tot het profiel van een communicatief en nauwgezet persoon met ervaring in projectmanagement. Het verzamelen en verwerken van status- en procesinformatie vraagt om secure en analytische blik, waarbij het overzicht niet verloren mag worden. Hier moet de procescoördinator proactief en zelfstandig in handelen, zodat de projectleider zich op andere taken kan focussen. Samen met de projectleider zal hij/zij daarbij interne medewerkers aansturen en samen met de projectleider 6 wekelijks met een externe partij de capaciteit van de externe projectmedewerkers vastleggen, vandaar dat ervaring en professionaliteit van belang zijn. Ervaring met het gebruik van Excel voor het bijhouden van urenoverzichten en bewaken van inzicht in de voortgang is cruciaal.

Omschrijving werkzaamheden:
Samengevat is het de taak van de procescoördinator dat projectmedewerkers en bedrijven weten wat er van hen verwacht wordt in procesmatige zin. Concreet gaat het daarbij om de volgende taken:
- De procescoördinator initieert het stapsgewijs aanschrijven van bedrijven met het verzoek om het MMP aan te leveren. Hierbij houdt de procescoördinator rekening met de oorspronkelijke planning, beschikbaarheid van (interne en externe) uren en eventuele uitloop gedurende het proces. Het aanschrijven zélf gebeurt door de administratieve ondersteuners.
- De procescoördinator zorgt dat bedrijven formele brieven ontvangen bij verzoek om aanvullende informatie en controleert of bedrijven binnen de deadline hun gegevens aanleveren. Als bedrijven een deadline overschrijden, worden zij direct gebeld.
- De procescoördinator houdt de workload per toetser (projectmedewerkers) bij en wijst nieuwe dossiers toe aan toetsers op basis van beschikbaarheid en reeds ingeplande uren op dossiers. De procescoördinator geeft aan welke dossiers binnen welke termijn moeten zijn afgerond.
- Wekelijks ontvangt de procescoördinator per toetser de bestede uren per dossier. Bij overschrijding van de bestede uren of bij het maken van minder uren dan afgesproken, gaat de procescoördinator daarover in gesprek met de medewerker. Bij problemen wordt de projectleider geïnformeerd.
- Twee weken voor de start van een nieuwe maand vindt er een gesprek plaats tussen de projectleider, de procescoördinator en een vaststaande externe partij waar toetsers op maandbasis worden ingehuurd. Tijdens dit gesprek wordt de planning voor de komende maand besproken. Hierna krijgen de interne en externe toetsers te horen hoeveel uur zij beschikbaar moeten zijn gedurende die maand.

Uren:
Het is de verwachting dat deze werkzaamheden gemiddeld 16 uur per week zullen vragen, de uren moeten bij voorkeur over vier dagen verdeeld kunnen worden. Deze tijdsbesteding is waarschijnlijk niet homogeen verdeeld over de looptijd. In de eerste maanden is de inzet nog beperkt, naar mate het jaar vordert zal de tijdsbesteding toenemen.

Functie eisen (knock-out criteria):
1. Je beschikt over minimaal HBO+ niveau).
2. Je bent een communicatief en nauwgezet persoon met ervaring in projectmanagement.
3. Je hebt ruime kennis van en ervaring met Excel.
4. Je hebt meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare rol.

Competenties:
- Samenwerken
- Plannen
- Proactief
- Zelfstandigheid

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Den Haag
Startdatum: zsm
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: nb
Inzet: 16 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 01-04-2020
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: ntb

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te worden?
- CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
- Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
- Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
- Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
- Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
- Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
- Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.


Trefwoorden: Procescoördinator, Excel, projectmanagement



OPDRACHT​GEVER:

bedrijfsnaam:
ICQ Flex Profs
contactpersoon:
Nicole Mons
type:
ZZP, freelance, interim vacature
locatie:
Den Haag
provincie:
Zuid-Holland
uurtarief:
Marktconform
start project:
zsm
referentie:
ITC-ICS05231
duur opdracht:
12 maanden
uren per week:
16 uur
publicatiedatum:
26-03-2020 14:03:58